01ZorlukOtel, restoran ve pastanelerden oluşan geniş bir ağda her gün yüzlerce tedarikçi faturası geliyordu. Faturadaki miktar ve fiyatın SAP’teki satınalma siparişiyle (SAS) uyuşup uymadığı elle kontrol ediliyordu. SAS numarası eksik faturalar, depo girişi yapılmamış teslimatlar ve fiyat farkları e-posta zincirlerinde kayboluyordu. Aynı ürün her tedarikçide farklı adla ve farklı birimle (kg, adet, koli) faturalandığı için karşılaştırma çoğu zaman mümkün değildi.
02ÇözümFaturaları ve satınalma siparişlerini tek bir platformda topladık. Her fatura kalem kalem SAS ile eşleştiriliyor; tutar, miktar ve yüzde farkı anında hesaplanıyor. Fark çıkan fatura sorumlu departmana ya da kişiye görev olarak atanıyor; tedarikçiye ve depoya otomatik hatırlatma maili gidiyor. Yapay zekâ farklı yazılmış ürün adlarını ve birimleri eşleştiriyor, onaylanan her eşleşmeyi hafızasına alıp bir dahakine kendisi yapıyor. Satınalma Zekâsı modülü ise aynı ürünün lokasyon ve tedarikçi bazında fiyatlarını kıyaslayıp tasarruf fırsatlarını öne çıkarıyor.
Dijital dönüşüm yolculuğu
Divan’da hedef, faturayı “onaylanacak bir belge” olmaktan çıkarıp satınalmanın nabzını tutan bir veri kaynağına dönüştürmekti. Yolculuğu adım adım ilerlettik:
1. Görünürlük: her fatura tek ekranda
Tüm faturalar tek bir panelde toplandı. SAS numarası eksik olanlar, depo girişi bekleyenler ve fatura–satınalma tutarsızlıkları ilk bakışta görünüyor. Ortalama işlem süresi ve tamamlanma oranı yönetim için canlı bir gösterge oldu.
2. Eşleştirme: fatura ile sipariş yan yana
Her faturanın kalemleri, karşılık gelen satınalma kalemleriyle yan yana duruyor. Tutar farkı, miktar farkı ve yüzde sapma otomatik hesaplanıyor; “Değerler yakın” olanlar kendiliğinden ayrışıyor.
3. İş akışı: doğru kişiye, doğru zamanda
Fark çıkan fatura departmana ya da kişiye görev olarak atanıyor; atanan kişi bildirim alıyor. Tedarikçiye ve depoya hatırlatma mailleri robot tarafından gönderiliyor. Not, etiket, kategori ve “fayda” bilgisi faturanın üzerinde birikiyor; her adım işlem kaydına yazılıyor.
4. Yapay zekâ: farklı yazılan aynı ürünü tanımak
“TEREYAGI 1 KG” ile “TEREYAĞ”, “EKMEK 250 GR” ile “EKMEK 0,25 KG” aynı ürün. Yapay zekâ bu eşleşmeleri güven skoru ve gerekçesiyle öneriyor. Onaylanan eşleşmeler, birim dönüşümleri ve metin dönüşümleri tedarikçi bazında bir öğrenim hafızasına kaydediliyor. Sistem kullanıldıkça daha az soru soruyor.
5. Satınalma Zekâsı: kim, neyi, kaça alıyor?
Aynı ürünün farklı lokasyon ve tedarikçilerdeki fiyatları dönem medyanına göre kıyaslanıyor. Ekran en büyük tasarruf fırsatını, en pahalı ve en uygun tedarikçiyi, pahalı alan lokasyonu ve tek kaynağa bağımlı ürünleri kendisi yazıyor.
Dış sistemler fatura, satınalma ve günlük birim fiyat listelerini güvenli bir API ile gönderiyor. Kategori, durum ve görev atamaları da aynı API üzerinden yapılabiliyor.
| Modül | Ne yapar? |
|---|
| Dashboard | Fatura, SAS eksikleri, depo bekleyenler, tutarsızlıklar ve süre göstergeleri |
| Faturalar | Kalem kalem karşılaştırma, filtreler, toplu görev atama |
| Görevlerim | Kişiye atanan faturalar ve bildirimler |
| Mailler | Tedarikçi ve depo e-posta yönetimi, otomatik hatırlatmalar |
| Yapay Zekâ | Kalem eşleştirme, öğrenim hafızası, token ve maliyet takibi |
| Analiz | Satınalma Zekâsı: fiyat kıyaslama ve tasarruf potansiyeli |
| Raporlar | Çalışan ve tedarikçi bazlı kullanım |
Not
Canlı demo anonimleştirilmiş tedarikçi ve tutarlarla çalışır, şifre gerektirmez. Sayfadaki rakamlar demo verisinden alınmıştır.
