01ZorlukFinans ekibi her sabah bankalardan hareketleri indirip Mikro’ya elle işliyor, vadesi geçen alacaklar için firmalara tek tek mail yazıyordu. Kredi kartı harcamalarının faturası gelmiş mi diye ekstreler satır satır kontrol ediliyor; Google Ads, Meta ve LinkedIn gibi platformların faturaları ayrı ayrı indiriliyordu. İK’da aylık puantaj, izin, yemek, yol ve prim kalemleri Excel’ler arasında taşınarak hazırlanıyordu; bordro firmasına giden dosyada hata riski yüksekti.
02Çözümİki departman için ortak bir operasyon platformu kurduk. Muhasebede robotlar Mikro’dan tahsilat raporunu alıp vadesi geçen firmalara kişiselleştirilmiş mail gönderiyor; banka hareketlerini kurallara göre sınıflandırıp Mikro’ya kaydediyor; kredi kartı ekstrelerini muhasebe kayıtlarıyla eşleştirip faturası eksik harcamalar için kart sahibine hatırlatma yolluyor. İK’da maaş kontrol listesi ve izin kayıtları puantajı kendiliğinden dolduruyor, bordro dosyası biçimi bozulmadan üretiliyor. Arşivlenen puantajlardan beslenen İK Analiz ekranı ödemeleri kalem, departman ve kişi bazında açıyor; dönemsel değişimleri ve dikkat çeken sapmaları kendisi buluyor.
Dijital dönüşüm yolculuğu
SEM’de işe tek bir robotla başladık; her adımda bir sonraki süreci aynı platforma ekledik. Bugün muhasebe ve İK, aynı ekranlardan ve aynı veriden çalışıyor.
1. Tahsilat: hatırlatma maili artık kendiliğinden gidiyor
Robot, Mikro’dan alınan tahsilat raporunu her hafta değerlendiriyor. Vadesi geçmiş ve belirli tutarın üzerindeki bakiyeler için firmaya özel tabloyla hazırlanmış mail gönderiliyor. Hangi firmaya mail gideceği, CC listesi ve mail taslağı panelden yönetiliyor.
2. Banka hareketleri: indir, sınıflandır, Mikro’ya kaydet
Banka hareketleri günlük olarak alınıyor. Bankaya özel işlem türü kurallarıyla sınıflandırılıp Mikro’ya kaydediliyor. Kaydedilemeyen hareketler ayrı listede bekliyor; kimse “acaba atlandı mı?” diye düşünmüyor.
Yüklenen kredi kartı ekstreleri muhasebe kayıtlarıyla eşleştiriliyor: tutar, tarih ve kart sahibi tek tek kontrol ediliyor. Faturası gelmeyen harcamalar için kart sahibine otomatik mail gidiyor. Google Ads, Meta, LinkedIn, TikTok ve X faturaları da toplanıp Mikro’ya işleniyor.
4. İK: kontrol listesinden puantaja
Maaş kontrol listesi her ayın adımlarını sırayla gösteriyor. İzinler, resmî tatiller, yemek ve yol günleri buradan hesaplanıyor. Puantaj bordro firmasının Excel şablonunun üzerine, biçimi korunarak yazılıyor. Eksik kişi ya da boş çıkış tarihi gibi sorunlar dosya gönderilmeden önce uyarı olarak çıkıyor.
5. Veriden içgörüye: İK Analiz
Her ay arşive kaydedilen puantajlar, yönetime hazır bir analize dönüşüyor:
- Para nereye gitti? Yemek, yol, prim, yan haklar ve sigorta kalemlerinin departmanlara akışı tek grafikte.
- Öne çıkanlar: dönemsel değişim, en hızlı büyüyen kalem, izin yoğunluğu, prim dağılımı.
- Dikkat çekenler: kişi bazında büyük artış, azalış, yeni ve kesilen ödemeler.
- Giriş, çıkış, devir: dönem dönem çalışan hareketi.
6. Şeffaf ilerleme
Panelin üstündeki “Robbot Performans” şeridi, her robotun canlıda, testte ya da geliştirmede olduğunu gösteriyor. Ekip, dönüşümün nerede olduğunu her gün görüyor.
Not
Canlı demo anonim verilerle çalışır, şifre gerektirmez. Üst menüden Muhasebe ve İnsan Kaynakları arasında, İK tarafında Yönetici ve Uzman rolleri arasında geçiş yapabilirsiniz. “Demoyu sıfırla” her şeyi başa alır.
